Herramientas para la organización social I: Google Groups

Actualmente, pertenezco a varias agrupaciones y que siempre estamos contactándonos con muchas personas. Hay que tomar decisiones que no siempre son de forma presencial, hay que trabajar en conjunto, etc. Por eso, surgió la inquietud y quiero partir con distintos tips  que nos da la web y que pueden ser de utilidad para este tipo de trabajo colaborativo y en este caso partir con Google Groups.

Cuando perteneces a una agrupación ( o a varias como es mi caso), uno de las dificultades típicas con que  el volumen de información le llegue a quien corresponda.  ¿Le habrá llegado la información a tod@s? ¿Se me habrá olvidado alguien? ¿Tendré copiados todos los mails? ¿Habrá leído todos los correos? ¿Dónde quedó tal documento que compartimos en línea? ¿Cuál será la última versión?

¿Qué es Google Groups?

Partamos por el principio ¿Qué es? Es una suerte de foro, en el que están incluídos todos los participantes a través de su correo electrónico (gmail) y un correo electrónico grupal. De esta manera, cuando envías un correo a ese correo, le envías a todos los participantes de él, osea perfecto para que no se te olvide copiar a nadie.

Puede sonar caótico para grandes grupos de personas ( como cuando tienes más de 100 personas participando) pero la gracia es que tú puedes decidir en la configuración si quieres ver todas las discusiones/grupos de correos por hilo ( por lo tanto que te lleguen todos los mails de esa comunidad) o un resumen semanal. O mensualmente. O simplemente que no te lleguen correos y revisarlos directamente en la plataforma.

Sirve mucho en el trabajo colaborativo y cuando quieres que varios actores den a conocer su opinión Y LA GENTE TIENDE A NO MANDAR CC O CCO CUANDO CORRESPONDE Y SÓLO LE RESPONDE AL ADMINISTRADOR. Además se pueden compartir documentos que queden el línea, en carpetas, para que puedan ser consultados por todos los miembros, en una búsqueda fácil.

Me llegó una invitación ¿Qué hago?

En el caso que te llegue una invitación, sólo necesitas:
Tener una cuenta de Google y que el administrador del grupo te invite y tú aceptes esa invitación.

  • Primero te llegará una invitación al mail, que dirá algo como:

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  • Luego, cuando te metes al link que te aparece, aparecerá algo como esto:
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    Y listo, ya aceptaste la invitación y te empezarán a llegar correos o puedes enviarlos tú al correo del grupo. Igualmente te lo explico más abajo 🙂

¿Cómo encontrar otros grupos?

Para acceder a un grupo tienes 3 opciones: Que alguien te invite  (como el ejemplo anterior) O que crees un grupo tú o  o que busques un grupo de tu interés.

Puedes encontrar Grupos de Google cuando te metes a tu correo.

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Aquí no aparece, así que debes seguir buscando en más…

Pero en más ¡Tampoco aparece! Así que vamos a  “Aún más de Google”
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Al final, en Social, aparece esta herramienta “Grupos” en el borde inferior izquierdo.
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¿Cómo puedo configurar la recepción de correos?

Ya acá, cuando te metes a “Mis Grupos”, tienes una pantalla similar a esto de abajo (depende de la cantidad de grupos a los que pertenezcas. Ahí puedes configurar como quieres recibir la información de tus distintos grupos. En mi caso, tengo de varios.Si no tienes ninguno ¡No te compliques! Eso es por los grupos a los que perteneces.
image (10)

¿Hay otros grupos en los que puedo participar?

En “Personal” puedes ver todos tus grupos o navegar por otros. Eso quiere decir que puedes encontrar grupos de gente que tiene intereses afines con los tuyos, tal vez estar al día en ciertos temas. Por ejemplo “Guitarra” “Política internacional” “Gatos” etc.

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¿Cómo crear un Grupo de Google?

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Aquí creas el nombre del grupo y sobre todo el correo electrónico donde escribirás para cuando escribas en él. Es muy importante que sea fácil de escribir y de tipear, para que no hayan errores ( aunque confiamos obviamente, en la buena memoria de Gmail que escribiendo las primeras letras lo recordará, claro).

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Acá tienes que poner el tipo de grupo y los permisos básicos para que la gente pueda publicar. Te recomiendo que nunca sea un sólo administrador, ojalá 2 o 3 y que no sea público, pues de esa manera perderías la privacidad que se supone que adquieres al tener un grupo cerrado, a menos que, esa sea la idea.

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¿Y ahora qué? ¿Cómo funciona?

Ya que estás listo con tu grupo ya sea creado por tí, aceptado la invitación de otro o que ya te hayan aceptado de alguno que no conocías y ya has configurado sus opciones, te dejo un  ejemplo típico: ASADO.
Este es un mensaje mío, que corresponde a un mail que envié a la plataforma que organizamos el Foro Mundial de la Bicicleta.  La vista que estás viendo es la del foro(Osea, los mails en la plataforma de groups), donde dice (abajito del asunto del correo) que me contestaron 36 personas, que nos enviamos 75 publicaciones ( mails).

Este correo lo mandé al mail del grupo, no uno por uno y ahí mismo era que al contestarlo, les llegaba a tod@s. Éramos cerca de 200 personas ( la gente de comunicaciones me podrá corregir), más de 40 agrupaciones y hacer un “algo” para compartir me parecía  justo y necesario. Con esto, me aseguraba que el mensaje le llegara a tod@s l@s de la plataforma.

Este mensaje, podía ser leído por las personas como un mail, en su resumen semanal o directamente en la plataforma, viendo todas las respuestas.
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¿Te sirvió este artículo? ¿Piensas que está incompleto o tienes dudas?
¡Cuéntame en los comentarios para mejorarlo y/o hacer más!

Además, realizaremos pronto un mini taller de herramientas web para organizaciones sociales, así que si te interesa, puedes dejar tu contacto o escribirme un mail. Nos leemos 😉

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